Die Rolle von Zoho Campaigns im Bereich der GDPR
Zoho Campaigns bietet einige fortschrittliche Funktionen, die Ihnen dabei helfen, die Zustimmung der Nutzer zu verwalten, die Rechte der betroffenen Personen einzuhalten und ein bemerkenswert sauberes E-Mail-Engagement zu erzielen.
Da personenbezogene Daten an erster Stelle stehen, wird die Rolle Ihres E-Mail-Vermarkters noch entscheidender sein. Daher ist es wichtig, die Auswirkungen der DSGVO auf Ihr Team zu verstehen und die notwendigen Maßnahmen zu planen, um mit den Trends Schritt zu halten.
Wie können Sie von dieser Checkliste profitieren?
Zoho hat diese Checkliste entwickelt, um aufzuzeigen, wie sich die Kernaufgaben eines E-Mail-Vermarkters nach der Verabschiedung der GDPR ändern werden und wie Sie die neue Verordnung einhalten können. Sie werden nun für die Daten Ihrer Subjekte, d. h. der Abonnenten, verantwortlich sein
-> Datenerhebung
-> Datenverarbeitung
-> Datenspeicherung und -zugriff
-> Datenlöschung und -übermittlung.
1. Datenerfassung
Alles über Audit und Aufzeichnung von Benutzerdaten
Erstellen Sie einen gründlichen Plan, bevor Sie mit der Erfassung der Nutzerdaten beginnen, indem Sie sich darüber klar werden, welche Art von Daten Ihr Unternehmen benötigt. Führen Sie ein internes Datenaudit durch, um herauszufinden, welche persönlichen Daten Sie über Ihre bestehenden Nutzer besitzen und ob diese bereits ihre Zustimmung gegeben haben. Erfassen Sie dann nur die notwendigen und relevanten Daten und übertreiben Sie es nicht mit den vielen Feldern und Kästchen.
Erwähnen Sie bei der Einholung der ausdrücklichen Zustimmung Ihrer Nutzer den Zweck der Datenerhebung - also die künftige Verwendung ihrer Daten. Verwenden Sie das Double-Opt-In-Verfahren, um die Zustimmung zu erhalten. Holen Sie getrennte Zustimmungen für unterschiedliche Zwecke ein. Verwenden Sie keine angekreuzten Kästchen, vorausgefüllten Felder oder irgendeine Form der Standardzustimmung. Verwenden Sie stattdessen nur eindeutige Opt-in-Kontrollkästchen und Textfelder, in denen der Nutzer seine Zustimmung freiwillig bestätigt.
2. Datenverarbeitung
Verwaltung der kuratierten Daten
Organisieren Sie die gesammelten Informationen und verwenden Sie sie am besten für Ihr Engagement. Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um die Richtigkeit und Aktualität der Daten zu gewährleisten. Verwenden Sie die Daten eines Nutzers nach dessen Zustimmung nur für die Zwecke, die Sie ihm mitgeteilt haben, und nicht für andere, nicht näher erläuterte Zwecke.
Nehmen Sie jede Änderung im Umgang mit den Daten in Ihren Datenschutzhinweis auf und teilen Sie sie Ihren Nutzern umgehend mit. Erlauben Sie einer Person, die Verarbeitung ihrer Daten einzuschränken, wenn sie mit bestimmten Arten der Nutzung ihrer Informationen nicht einverstanden ist. Die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien erfordert zusätzliche Aufmerksamkeit und die Zustimmung der Nutzer. Löschen Sie alle versehentlich erstellten Daten, wenn die Nutzer dies nicht erlaubt haben.
3. Datenspeicherung und -zugriff
Sicherheit und Änderung von Daten
Bewahren Sie Informationen in einem verschlüsselten Format auf, um ein Höchstmaß an Sicherheit zu gewährleisten. Die betroffenen Personen verlassen sich auf Sie, und Sie werden für jeden Datenverlust verantwortlich gemacht. Teilen Sie Ihren Abonnenten transparent mit, wo sie ihre Daten speichern, und lassen Sie keine Drittdienste oder unbefugte Personen auf die gespeicherten Daten zugreifen. Ermöglichen Sie den Benutzern, ihre Informationen in einem lesbaren Format zu sehen.
Erlauben Sie den Nutzern, sich von Ihren Diensten abzumelden, wenn sie nicht mehr an einer Verbindung mit Ihnen interessiert sind. Außerdem können die Daten der Nutzer berichtigt werden, so dass sie bei Bedarf Änderungen oder Aktualisierungen ihrer Daten vornehmen können. Und schließlich sollten Sie Vorkehrungen treffen, damit Einzelpersonen der Verwendung ihrer Daten für Profiling, automatisierte Entscheidungsfindung oder Marketing widersprechen können.
4. Löschung und Übertragung von Daten
Übertragbarkeit und Löschung von Daten
Ermöglichen Sie es den Nutzern, ihre Daten jederzeit bequem über passwortgeschützte Dateien aus Ihren Systemen zu exportieren. Verwenden Sie eine einfache Methode, um die Daten der Benutzer zwischen verschiedenen Datenzentren Ihres Unternehmens zu migrieren. Definieren und gestatten Sie Verfahren zur sicheren Beseitigung personenbezogener Daten, wenn eine Person um Löschung bittet.
Bestrafen Sie niemals Personen, die eine Löschung oder Übertragung von Daten beantragen, und verzögern Sie die Beantwortung dieser Anträge nicht. Löschen Sie die personenbezogenen Daten von Nutzern, die ihr Einverständnis gegeben haben, wenn Sie sie mehr als sechs Monate lang nicht verwendet haben.
Unser CEO "Florian B. Stegmann" hielt kürzlich einen Vortrag im Zoholics, Frankfurt, zum Thema "The Changing Nature of Email Marketing in the Age of Privacy".
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